「大幅な工数削減が課題となっているけど、どう解決したらいいかわからない」と悩んでいませんか？
多くの企業が働き方改革に取り組んでいる中で、なかなか作業効率化を進められないという方も少なくないでしょう。
そのような効率化に悩んでいる会社の方には、AI技術である自然言語理解が搭載されたシステムの導入がおすすめです。利用することで文章を作成する作業が自動化され、大幅な作業効率化を実現できます。
今回は、自然言語理解が作業効率化に必要な理由や具体的な用途について詳しく解説しますので最後までお読みください。
Contents
作業効率化を考えるうえで必要な3つの要素
自然言語理解について知る前にあなたの会社でどのような作業効率化ができるか探してみましょう。作業効率を考えるうえで「ムリ・ムダ・ムラ」の3つの要素から課題を把握することができます。それぞれの要素について解説しますので是非参考に探してみてください。
要素①：業務における「ムリ」とは？
「ムリ」とは、業務の負担が会社や社員の能力を超えている状況のことを指します。
社員が長時間労働しないと終わらないくらいの仕事量を抱えていたㇼ、難易度の高い仕事を若手社員に任せたりなどすると、パフォーマンスの低下につながります。
そのため、減らせる作業がないか、社員ひとりひとりが能力に合った業務をできているかを一度確認してみましょう。
要素②：業務における「ムダ」とは？
「ムダ」とは、やらなくてもいい作業のことを言います。
自動化できる事務作業を手動でしていたㇼ、必要なファイルを大量のデータから探す作業など本来は必要ない作業ですよね。
特に手作業ではミスをすることもあるため、余分な工数が発生してしまうことも少なくありません。そのため、自動化できそうな作業や無駄な工数が発生している業務がないか洗い出してみましょう。
要素③：業務における「ムラ」とは？
「ムラ」とは、サービスや製品の品質にバラつきがあることを指します。
お問い合わせ業務などの顧客対応では、若手社員とベテラン社員の経験の差から対応品質が異なってしまいます。対応の質がばらついていると、顧客満足度が下がってしまい会社の評価が悪くなってしまう場合もあるでしょう。
常に顧客に良質な品質を提供できるためにもムラがないか探してみましょう。
AI技術の自然言語理解が作業効率化に欠かせない4つの理由
AI技術の1つ「自然言語理解」で「ムリ・ムダ・ムラ」を解決できます。自然言語理解とは、文章や音声の意味を解析する技術で、作業効率化を推進していくうえでとても重要になっています。作業効率化に欠かせない理由が大きく4つあるのでそれぞれ見ていきましょう。
①よりシビアなコスト削減が必要になったため
昔よりも厳しいコスト削減が必要になったため、自然言語理解が作業効率化で必要になってきています。ビジネスをするとさまざまなコストが発生しますが、中でも人件費はどの会社でも抑えたいのではないでしょうか。
もし非効率な作業をしていたり、社員一人当たりが多くの仕事を抱えていたりしたら、残業の増加や新しい社員の雇用で人件費が増えてしまいます。
自然言語理解技術は文章作成に関わる業務を自動化できるため、コストの削減が可能です。社員の作業量を減らし、人件費削減につなげることができます。
②スピーディな対応が求められているため
顧客の満足度を高めるためには、迅速に対応することが必要ですよね。できる限り工数の削減や業務の自動化をして顧客を待たせないようにしなければなりません。
自然言語理解は顧客のお問合せメールを解析して最適なメッセージを短時間で作成することが得意です。そのため、スピーディな対応ができ、顧客が再利用したくなるようなサービスを提供できます。
③人材不足で顧客獲得チャンスを逃さないため
人材不足の解消も実現できます。現在、転職者数の増加による人材の流出や人口の減少などで人材確保が難しくなっています。人材不足が続くと、会社のキャパシティが限られてしまい、新しい顧客から仕事を依頼されても断らなければならないケースが出てくるでしょう。
自然言語理解があれば文章の自動作成によって、1つのプロジェクトにかかる工数を減らすことができます。会社のキャパシティに余裕が生まれ、新規受注もできるようになるでしょう。
④社員全員が高い品質を担保できるようにするため
サービスを提供している以上、担当者が誰であろうと高い品質が求められます。
しかしながら、担当者によってムラが出てしまい、適切な対応ができず顧客満足度が低くなる可能性があります。また、若手社員を育成する必要があるものの、時間がなかったり、育成しても辞職してしまったりする場合もあるでしょう。
自然言語理解ではベテランのノウハウをデータ化して活用することで誰もがベテラン社員のような対応をできるようになります。高品質の維持だけでなく育成の時間も削減することが可能です。
AI技術の自然言語理解で作業効率化できること5選
自然言語理解は会社のさまざまな課題を解決して作業効率化を実現します。具体的にどのようなことができるのか詳しく見ていきましょう。
①メール文などの文章作成
メール文などの文章の自動作成が可能です。過去のメールを自然言語理解が搭載されたAIに学習させることで、顧客からのメールに対して最適なメッセージを自動生成します。
自動化によってメール文を考えたり書いたりする時間を削減し、社員全員が顧客を満足させるメール対応を行えるようになります。メールの他にも、議事録やプレゼン資料の自動作成が可能です。
②ニュースなどの文章要約
自然言語理解では文章の要約ができます。ニュース記事のコピペやURLを貼り付けることで記事の要約ができ、仕事で必要な情報を端的に知ることができます。新しい事業を始めるなど膨大なインプットが必要な時には最適です。
③業務マニュアルの検索時間短縮
業務マニュアルの検索時間を短縮できます。適切な顧客対応をするために業務マニュアルを用意していても、膨大なマニュアルの中から最適な対応を探すのはとても時間がかかりますよね。
自然言語理解では顧客のお問い合わせ内容を入力することで最適な対応が記載されたマニュアルを提案。検索時間の短縮に貢献します。
④チャットボットによるお問合せ業務自動化
自然言語理解技術が搭載されたチャットボットではお問合わせ業務を自動化できます。顧客からの質問に対して、過去のお問い合わせ内容を学習したAIが最適な答えを見つけ出し、自動で回答してくれます。
そのため、頻繁に来るような質問であれば対人でのやりとりはもういりません。業務量を大幅に削減し、人材不足の解消を実現します。
⑤翻訳の自動化
さまざまな言語の翻訳ができます。Google翻訳のようにテキストを入力することでAIが文章を解析し、高精度の翻訳テキストが自動生成されます。海外の会社とのメールのやり取りや取扱説明書の翻訳などで作業の効率化ができるでしょう。
メールの業務効率化には「AIRI」が一役担います
メール業務を効率化したいと考えている方は株式会社ベルズシステムの「AIRI」がおすすめです。
「AIRI」はお問い合わせメールをコピペするだけで過去の顧客対応を参考にメールを自動作成するシステムです。独自技術を用いた自然言語理解プラットフォームを用いており、高精度な文章を作成できます。
メール対応の工数削減と良質な顧客対応の標準化が実現でき、作業効率化に大きく貢献するでしょう。
今なら2週間無料でAIRIを試すことができます。一度体験してみてはいかがでしょうか。
（文：野田昂暉）
